ตามที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ได้มอบหมายให้ส่วนอำนวยการและสารบรรณจัดระบบบริการฝากส่งเอกสารผ่าน “ระบบบริการรับฝาก-ส่งเอกสารภายในเขตพื้นที่ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์” และ “ระบบบริการรับฝาก-ส่งเอกสารระหว่างมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กับหน่วยประสานงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กรุงเทพฯ” เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่หน่วยงานต่างๆ ด้านการรับ-ส่งเอกสารภายในเขตพื้นที่ของมหาวิทยาลัย และระหว่างมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กับหน่วยงานงานประสานงานฯ ซึ่งภารกิจดังกล่าวเป็นภารกิจสนับสนุนให้ผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ นั้น
ระบบบริการรับฝาก-ส่งเอกสารภายในเขตพื้นที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และระบบบริการรับฝาก-ส่งเอกสารระหว่างมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กับหน่วยประสานงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กรุงเทพมหานคร เป็นระบบงานที่ได้รับการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานมาโดยลำดับ ใช้คนน้อยแต่บริหารจัดการงานให้แก่บุคลากร/หน่วยงานทั้งมหาวิทยาลัย กล่าวคือ จัดบริการได้ครอบคลุมทุกหน่วยงานที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ และหน่วยประสานงานของมหาวิทยาลัย โดยใช้ทรัพยากรบุคคลในการปฏิบัติงานเพียง 2 คน เท่านั้น ที่ทำหน้าที่บริหารจัดการระบบและเป็นผู้ปฏิบัติงานส่งเอกสาร มหาวิทยาลัยจึงได้รับประโยชน์และมีความคุ้มค่าเป็นอย่างยิ่งจากระบบงานนี้ แต่ด้วยเหตุที่ ในปัจจุบันพบว่ามีการฝากส่งสิ่งของ เครื่องใช้ อาหาร รวมทั้งเอกสารส่วนตัวผ่านทางระบบ ดังกล่าวด้วย ซึ่งมิได้เป็นไปตามนโยบายและวัตถุประสงค์ที่มหาวิทยาลัยได้กำหนดไว้ให้ส่วนอำนวยการและสารบรรณดำเนินการ และการกระทำดังกล่าวอาจจะเกิดความเสียหายต่อทรัพย์สินส่วนตัวที่ฝากมากับพนักงาน อีกทั้งส่วนอำนวยการและสารลรรณมิอาจจะรับผิดชอบความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ในการนี้ จึงขอซักซ้อมความเข้าใจ และแนวปฏิบัติการฝากส่งเอกสารผ่าน “ระบบบริการรับฝาก-ส่งเอกสารภายในเขตพื้นที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์” และ “ระบบบริการรับฝาก-ส่งเอกสารระหว่างมหาวิทยาลัย วลัยลักษณ์กับหน่วยประสานงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กรุงเทพมหานคร” ขอให้เป็นการฝากเฉพาะเอกสารที่เป็นภารกิจของมหาวิทยาลัยเท่านั้น ขั้นตอนการเตรียมเอกสารเพื่อจัดส่งให้เป็นไปตามที่เคยแจ้งไว้ อนึ่ง หากเป็นเอกสารที่มีชั้นความลับ หากจะฝากส่งมากับระบบให้บรรจุซอง 2 ชั้นตามหลักการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ
จึงเรียนมาเพื่อทราบและขอความร่วมมือแจ้งบุคลากรในหน่วยงานของท่านทราบและปฏิบัติในกรณีดังข้างต้นให้ถูกต้องด้วย จะขอบคุณยิ่ง