สัปดาห์ที่ 4 กับการแปลงวิธีการจัดการงานของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ไปสู่กระบวนการจัดทำและอนุมัติด้วยวิธีการลงลายมือชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์
วันนี้ [28 พค.2019 เวลา 13.30-16.00 น.] ณ ห้องโมคลาน อาคารบริหาร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ท่านรองอธิการบดีฝ่ายกิจการต่างประเทศและพัฒนาการเรียนการสอน (รศ.ดร.สุรินทร์ ไหมศรีกรด) รับนโยบาย และแผนยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยฯ ด้าน Transformation to Electronic Workflows Management โดยการใช้ e-Signature ของท่านอธิการบดี (ศ.ดร.สมบัติ ธำรงธัญญวงศ์) ที่ต้องการสร้างความเปลี่ยนแปลง/พัฒนามหาวิทยาลัยฯ ไปสูองค์กรสมรรถนะสูง มีความทันสมัยด้านการบริหารจัดการและถูกต้องตามระเบียบที่มหาวิทยาลัยฯ ต้องยึดถือปฏิบัติ จึงได้เชิญผู้บริหาร และบุคลากรหน่วยงานภายใต้การกำกับดูแล ทั้ง 6 หน่วยงาน ได้แก่ Walailak University International College of Dentistry, Walailak University International College, Akkhraratchakumari Veterinary College, University Language Institute, The Center for International Affairs, Division of Corporate Communication มารับทราบนโยบาย ความรู้ ทำความเข้าใจระเบียบที่เกี่ยวข้อง และซักซ้อมแนวปฏิบัติในการบริหารจัดการงานด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายใต้ Agency Under the Administration of Vice-President for Global Engagement & Faculty Development Workflows ซึ่งหน่วยงานภายใต้การกำกับดูแลของท่านรองอธิการบดีฝ่ายต่างประเทศทุกหน่วยงานได้รับนโยบายไปปฏิบัติตั้งแต่เริ่มต้นแล้ว แต่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน 4 สัปดาห์นี้ อาจจะยังมีความกังวล และลังเลแนวปฏิบัติในบาง workflow ว่าจะใช้วิธีไหน จะทำ Electronic Workflows หรือ จะทำเป็นเอกสารหลักฐานแบบเดิม ท่านรองอธิการบดีฝ่ายกิจการต่างประเทศฯ จึงนัดหมายมาในวันนี้ เพื่อยืนยันนโยบาย และแลกเปลี่ยนร่วมกันว่า
🕹 มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์กำหนดใช้วิธีการ eSignature 💯% หากเรื่องใดมีกฎระเบียบหรือกฎหมายกำหนดไว้ให้ทำเป็นเอกสารหลักฐานหรือใช้การลงลายมือชื่อจริงด้วย ก็ให้หน่วยงานจัดทำเอกสารเพิ่มเติมควบคู่กับการใช้วิธีการ eSignature เท่าที่กฎระเบียบนั้นกำหนดและเท่าที่จำเป็น ท่านเองก็จะพิจารณาและสั่งการโดยใช้ eSignature ทุกเรื่อง และ จะลงนามจริงในเรื่องที่กำหนดว่าต้องทำเป็นเอกสารหลักฐานเท่าที่ระเบียบกำหนด ตามที่ได้มีการนำเสนอแนวปฏิบัติในห้องประชุมในวันนี้ สำหรับหน่วยงานที่มีบุคลากรเป็นชาวต่างชาติ ก็สามารถใช้ระบบงาน English Version ได้
ซึ่งหลักการสำคัญของการทำงานโดย eSignature บน Electronic Workflows ประการสำคัญประการหนึ่ง กรณีเรื่องเสนอเพื่อพิจารณาหรือขออนุมัติ ต้องเสนอตามลำดับสายบังคับบัญชาและผู้เกี่ยวข้องใน workflow เรื่องนั้นต้องใช้วิธี eSignature เข้ามาทำหน้าที่ในตำแหน่งของตนให้ครบถ้วน ตามลำดับตั้งแต่ ผู้ปฏิบัติ หัวหน้าหน่วยงาน ผู้ช่วยอธิการบดี รองอธิการบดี อธิการบดี ห้ามผู้จัดทำเรื่องคลิกส่งไปหาทุกคนใน Workflow คราวเดียวกัน ทั้งนี้ เนื่องจากหลักการบริหารองค์กรได้จัดลำดับสายบังคับบัญชา และได้มอบอำนาจให้ผู้บริหารแต่ละตำแหน่งไว้แล้ว การเสนอเรื่องเพื่อพิจารณาจึงต้องผ่านความเห็นชอบตามลำดับมาก่อนเสมอ หากกรณีเป็นเรื่องเวียนเพื่อทราบทั่วไปเมื่อผู้มีอำนาจหรือหัวหน้าหน่วยงานเห็นชอบให้แจ้งเวียนแล้วก็สามารถแจ้งเวียนหรือคลิกส่งได้ในคราวเดียวกันได้หลายหน่วยงาน/หลายคน
และเมื่อวานนี้ [27 พค.2019 เวลา 09.30-12.00 น.] หน่วยงานในกำกับของท่านรองอธิการบดีฝ่ายกิจการ ตปท. นำโดยท่านคณบดีวิทยาลัยนานาชาติมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (อาจารย์ ดร.จิตติมา สังข์มณี) ได้เชิญบุคลากรในสังกัดวิทยาลัยนานาชาติฯ มารับทราบนโยบายของท่านอธิการบดี และซักซ้อมแนวปฏิบัติทั้งเป็น Workflows ภายใน WUIC เอง และ Workflows ที่ต้องเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูง และหน่วยงานของ มวล. ด้วยความเป็นอาจารย์ นัก IT ของท่านคณบดีก็ได้ให้คำแนะนำกับเปี๊ยกมากมายเพื่อนำความรู้มาพัฒนาระบบใหม่ให้ไฉไลกว่าเดิม ซึ่งก่อนหน้านี้ ท่านคณบดีก็จะเมตตาให้คำแนะนำเปี๊ยกเสมอมาค่ะ 😍😍💯
สรุปท้ายการแลกเปลี่ยน ท่านรองอธิการบดีฝ่ายกิจการต่างประเทศฯ ท่านได้ย้ำว่าตั้งแต่เริ่มมีนโยบายออกมาท่านได้ใช้ eSignature ตลอดมา และเป็นประโยชน์มากเพราะท่านทำงานรวดเร็ว จึงพึงพอใจกับนโยบายของมวล. และขอฝาก Requirement ให้ทางส่วนอำนวยการฯรับมาพัฒนาเพิ่ม ให้อ่านสะดวกขึ้น User friendly มากขึ้น จะรับข้อเสนอแนะของท่านมาพัฒนาระบบในอนาคตต่อไปนะค่ะ
